Assistenz im Bereich Gästemanagement (m/w/d) für die BERLIN ART WEEK 2022 in Teilzeit

Die Kulturprojekte Berlin GmbH sucht ab 1. Juni 2022:

eine Assistenz im Bereich Gästemanagement (m/w/d) für die BERLIN ART WEEK 2022 in Teilzeit

Die Kulturprojekte Berlin GmbH ist eine landeseigene Gesellschaft zur Förderung, Vernetzung und Vermittlung von Kultur. Als Partnerin für die Berliner Kultur und das Land Berlin konzipiert und organisiert die Gesellschaft komplexe kulturelle Projekte und stadtweite Initiativen sowie Themenjahre zu zeitgeschichtlichen Themen, Gedenktage und Jubiläen. Sie ist Trägerin von Spielstätten und Festivals und übernimmt Serviceleistungen für Museen und andere Kulturinstitutionen in der Stadt.

Die Berlin Art Week findet vom 14. – 18. September 2022 zum 11. Mal statt und versammelt alle wichtigen Akteur*innen der zeitgenössischen Berliner Kunstszene. Sie ist ein Projekt von Kulturprojekte Berlin, die für die Steuerung, Koordination und Kommunikation verantwortlich sind. Im Rahmen der Berlin Art Week präsentieren renommierte Institutionen der Berliner Gegenwartskunst, zwei Kunstmessen und zahlreiche Berliner Galerien, Berliner Privatsammler*innen sowie ausgewählte Projekträume ein vielfältiges Programm mit Ausstellungseröffnungen, Veranstaltungen und Sonderprojekten. Mehr Informationen unter www.berlinartweek.de.

Aufgaben:

  • Pflege des Verteilers (Ergänzung von Kontakten, Einbindung gelieferter Kontakte, Dublettenabgleich, Einpflegen von Rückläufern) und Aufbereitung für Versandaktion
  • Gästekommunikation (u.a. Bearbeitung von Anfragen, Bearbeitung von Anmeldungen, Erstellung von Antwort- und Bestätigungsmails, Versand Zu- & Absagen, Abfragen von Kontaktdaten, Nachversand von Packages, Beschwerdemanagement)
  • Unterstützung bei der Einrichtung einer Gästeinformationsseite auf der Projektwebsite sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von digitalen Versendungen (u.a. Erstellung von Templates, Versand von digitalen Einladungen und Remindern)
  • Unterstützung bei der Koordination des Versandes von Einladungspackages inkl. Nachproduktion und Nachversand (u.a. Aufbereitung von Listen, Koordination Lieferung Materialien, Koordination Druck Anschreiben)
  • Unterstützung beim Einlassmanagement und der Betreuung von Veranstaltungen
  • Unterstützung bei Briefing von Personal vor Ort bzgl. Besucher*innenmanagement

Anforderungen:

  • erste Kenntnisse und Erfahrungen im Projekt- und Gästemanagement durch Ausbildung und/oder Praxis, idealerweise im Veranstaltungs- oder im Kunstbereich
  • sehr gutes Sprachgefühl und Einfühlungsvermögen sowie freundliches und aufgeschlossenes Auftreten
  • sorgfältige, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
  • hohe Affinität zur Berliner Kulturlandschaft
  • gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

  • eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem schönen, zentral gelegenen Arbeitsort
  • Arbeit in einem tollen Team mit flachen Hierarchien
  • flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeitregelung
  • einen umfassenden Einblick in die Berliner Kunst- und Kulturlandschaft

Allgemeines:

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 19,7 Stunden/Woche. Die Anstellung ist im Rahmen der Projektlaufzeit auf 4 Monate befristet und falls gewünscht als Werkstudent*in möglich.

Ihre aussagefähige Bewerbung senden Sie bitte unter dem Stichwort „Gästemanagement BAWbis spätestens 29.04.2022 ausschließlich per Email an: bewerbungen@kulturprojekte.berlin.

Bei Fragen schreiben Sie gern eine E-Mail an bewerbungen@kulturprojekte.berlin oder melden sich telefonisch unter 030 24749 – 793 bei uns.

Wir machen darauf aufmerksam, dass im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten leider nicht erstattet werden können.

Die Kulturprojekte Berlin GmbH strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Stadt auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Vertreter*innen marginalisierter Perspektiven. Die Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes wird unsererseits gewährleistet. Personen mit anerkannter Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bitten, auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hinzuweisen.

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung für Bewerber*innen.